Probleemanalyse

Je bent nu hier:

Probleemanalyse

Je kent het wel; je maakt ruzie met je vriendin/vriend/ouders en op een gegeven moment roept één van jullie: “Wat is nou eigenlijk het probleem?” Ook in je scriptie is deze vraag van cruciaal belang. Pas als het probleemgebied en de mogelijkheden helder zijn, kun je met een accuraat en passend onderzoeksvoorstel komen. Het scherp krijgen van je aanleiding is een goede eerste stap (zie aanleiding); een probleemanalyse maken is hier de voortzetting van. Het herkennen van het probleem en het maken van een goede probleemanalyse is nog niet zo makkelijk, maar met onderstaande tips en uitleg helpen wij je op weg.

De basis

Bij het maken van een probleemanalyse moet je in elk geval 3 dingen doen:

– praten met je opdrachtgever over hun visie op het onderwerp

– bronnen raadplegen; relevante informatie lezen en meerdere mensen uit het bedrijf spreken

– literatuur zoeken om je concepten te onderbouwen en te verklaren

I got 99 problems…

Zo simpel is het in de praktijk natuurlijk niet. Ten eerste zijn er vaak meerdere problemen tegelijk of liggen er andere problemen ten grondslag aan een ‘hoofd’ probleem. Een voorbeeld: De NS merkt dat er op bepaalde trajecten veel agressie voorkomt in de trein en wil dit terugdringen. Dan zijn er natuurlijk meerdere oorzaken van agressie te bedenken en aan te pakken. Hierdoor zijn er ook meerdere potentiele onderzoeken mogelijk. Je zal goed moeten nadenken over de kern van het probleem en overleg moeten plegen met de opdrachtgever. Zij hebben vaak een bepaalde focus. Stel dat je ontdekt dat mensen agressief worden, als er geen toezicht (conducteur) is. Dan kun je gaan onderzoeken hoeveel nieuwe conducteurs er mogelijk zijn. Als de NS echter aangeeft daar geen geld voor te hebben, heeft het weinig zin om dit te onderzoeken. Zij willen bijvoorbeeld liever dat je je gaat richten op een ander aspect, zoals de inrichting van de coupé of het aanspreken van de reiziger.

Je kunt niet de hele wereld redden

Bovenstaand voorbeeld geeft gelijk een andere moeilijkheid weer van de probleemanalyse, namelijk dat je vaak beperkt bent in hoeveel je kunt bijdragen: een onderzoek of bepaalde hoofdvraag kan het probleem verminderen of deels oplossen, maar kan niet het hele probleem doen verdwijnen. Hoeft dus ook niet!

Analyse vs. onderzoek

Er bestaat een spanningsveld tussen hoe diepgaand een probleemanalyse kan zijn en hoe diepgaand het volgens de feedback van je begeleider zou moeten zijn. Je voert de probleemanalyse vaak uit vóór het daadwerkelijke onderzoek, maar ontkomt er niet aan om in termen van (mogelijke) oorzaken en gevolgen te spreken. Echter mag je nog geen verklaringen geven, want het is nog niet onderzocht. Dit is een lastige spagaat. Deze is deels te ondervangen door helder te zijn over wat je wel zeker weet en wat nog niet. De 6 W’s (zie hieronder) kunnen je daarbij helpen.

Wie, wat, waar, wanneer, waarom?

Er zijn een aantal vragen die je kunnen helpen bij het maken van de probleemanalyse, de zogenoemde W-vragen (Verhoeven, 2007). Deze vragen zijn een leidraad, maar niet zaligmakend. Niet alle vragen zijn even relevant voor jouw probleem. Ook horen vragen soms bij elkaar of kan de volgorde beter anders. Onze toelichting helpt je om de vragen effectief in te zetten.

De W-vraag De toelichting
1.     Wat is het probleem? Iets is een probleem als de gewenste situatie afwijkt van de bestaande situatie. Een bedrijf wil meer geld of meer klanten, maar heeft dat nog niet. Een therapeut heeft een nieuwe therapie ontwikkeld, maar weet nog niet of deze effectief is.

 

2.     Wie heeft het probleem / voor wie is het een probleem? Er is minstens één betrokkene bij het probleem, maar vaak meer. Om aannemelijk te maken dat iets een probleem is voor iemand, moet gekeken worden naar de gevolgen voor diegene of die partij. Deze vragen (zie punt 3) hangen dus samen.
3.     Waarom is het een probleem? Wat zijn de gevolgen van het probleem?

 

Met deze eerste drie vragen krijg je voor het grootste deel inzicht in het probleem en het belang ervan. Met de volgende vragen ga je het probleem inkaderen/ afbakenen.
4.     Wanneer is het een probleem? Deze vraag is niet altijd noodzakelijk bij het vaststellen van het probleem, maar wel bij de afbakening van je onderzoek. Waar en wanneer doet het probleem zich vooral voor? (en dus: waar kun jij op inspelen?)
5.     Waar doet het probleem zich voor? Ook deze vraag moet je niet té letterlijk nemen en is niet altijd relevant. In het geval van de agressie in de trein bij de NS kun je bijv. kijken naar bepaalde trajecten waar meer agressie voorkomt dan andere. Dit is relevante informatie. Bij een probleem in een bedrijf kun je bijv. denken aan verschillende afdelingen, of geografische locaties.
6.     Wat is de aanleiding van het probleem (hoe is het ontstaan)?

 

Oorzaak-gevolg relaties. Wat is er evt. al aan gedaan om het probleem op te lossen? Waarom lukt dat wel/niet?

Als de vragen beantwoord zijn, kun je concluderen dat er onderzoek gedaan moet worden om eea nog beter te achterhalen. Gebruik de vragen als inspiratie, wees flexibel met de volgorde van opschrijven en vul aan met bronnen. Een goede zet is om de vragen voor te leggen aan je opdrachtgever en door te zoeken naar bronnen en informatie.

Vooronderzoek en bronnen

Het ontdekken van het probleem en inbedden in de context, kan gedaan worden aan de hand van vooronderzoek. Soms is het vooronderzoek een apart onderdeel, vaker is het een manier om je probleemanalyse te maken (kijk goed naar de eisen van je opleiding). Dit vooronderzoek bestaat vaak uit het analyseren van bestaande informatie of het bevragen van mensen over het probleem. Je kan hiervoor gebruik maken van desk research, literatuuronderzoek en persoonlijke communicatie. In het voorbeeld van de NS ging het over agressie in de trein. Je kunt dan gegevens opvragen van het aantal geregistreerde incidenten in een bepaalde periode (desk research). Ook kun je kijken wat eigenlijk de definitie is van agressie (literatuuronderzoek). Daarnaast is het belangrijk, zoals eerder genoemd, om goed met je opdrachtgever te praten (persoonlijke communicatie). Al deze bronnen kun je gebruiken om de beweringen te staven die je doet in de probleemanalyse.

Een voorbeeld:

Probleemanalyse 1.

Agressie in de trein komt steeds vaker voor. Het aantal incidenten bij de NS is in het tweede kwartaal van 2008 met 15 procent toegenomen. Op bepaalde probleemtrajecten is deze stijging nog extremer, zoals van Hoorn naar Alkmaar (280 procent) en van Schiphol naar Zaandam (100 procent).

Het is voor meerdere partijen van belang dat dit probleem aangepakt wordt, namelijk voor de NS, het personeel van de NS en treinreizigers. Ten eerste is het belangrijk voor het personeel en de reizigers dat het veilig is in de trein. Het is aannemelijk dat het personeel van de NS zich, door de toenemende agressie, minder veilig voelt op de werkplek. Ook voor reizigers is het belangrijk zich veilig te voelen; als dit niet het geval is, zullen ze minder vaak met de trein reizen. Voor de NS zelf is het belangrijk dat dit probleem opgelost wordt, zodat ze een positief imago krijgen en behouden.

Eerdere pogingen van de NS om agressie in de trein tegen te gaan waren succesvol; het probleem keerde echter terug toen er minder personeel ingezet werd. Een van de oorzaken is dus het gebrek aan toezicht: Als mensen het gevoel hebben minder in de gaten gehouden te worden zullen ze eerder bepaalde normen en (gedrags)regels overschrijden.

Omdat de toename van agressie vooral plaatsvond tussen april en juni zijn er andere oorzaken mogelijk: Het zou kunnen dat men in de zomer, als het warm is, agressiever is dan in de winter. Ook andere gebeurtenissen in de samenleving kunnen leiden tot meer agressie (zoals het feit dat Ajax dat jaar geen landskampioen werd). Om deze verklaringen uit te sluiten en het patroon van incidenten in kaart te brengen zijn gegevens van de NS nodig betreffende het aantal incidenten (per kwartaal) van de afgelopen jaren. Met hulp van de NS willen we het aantal incidenten op genoemde trajecten verlagen door het gedrag van de reizigers te veranderen.

Een bijbehorende hoofdvraag kan zijn: Welke interventies toegespitst op reizigers zijn effectief om agressie in de trein terug te dringen? Of Hoe kunnen we ervoor zorgen dat er minder agressie plaatsvindt in de trein?

De uiteindelijke conclusie van deze probleemanalyse is een kort en bondig geformuleerde hoofdvraag. Hier lees je meer over in de volgende blog: hoofdvraag.

Tips

  • Wees nieuwsgierig, roep de speurneus in jezelf op en bijt je vast in het onderwerp
  • Denk aan de 6 W’s en gebruik deze creatief (zie toelichting)
  • Onderbouw de probleemanalyse met gegevens en bronnen: lees bijvoorbeeld het jaarverslag van je organisatie, bekijk informatie op websites of in vaktijdschriften, praat met betrokkenen.